Bir çok işletme veya otel resepsiyonist eğitimini ve kurallarını pek önemsemezler çünkü bununla zaman harcamak istemezler. Bunun yanında iyi eğitim almış bir resepsiyonist konusunda pek fikirleri de yoktur. Ancak işletme veya oteller açısından ilk karşılamada bir resepsiyonistin sergilediği mükemmellik ve duruş ile büyük bir kazanım elde edilirken, genel yapılacak olan hatalarda da bir o kadar kaybettirmektedir.

Resepsiyonist: Oteller, şirketler ve ofislerde ziyaretçi veya müşteriyi karşılama ve yönlendirme ile sorumlu olan kişilerdir. Sadece otele giriş yapan kişilerin formlarını doldurmazlar. Çok önemli görevleri vardır. Kurumu temsil eden ve kimliğini sergileyen aynı zamanda ne kadar profesyonel ya da ne kadar amatör bir yapıda olduğunu göstermektedir. Bu sebeple İşletmenizde mükemmel bir ilk izlenim vermek için yapılması gereken çok önemli 10 ipucu ve tavsiyeyi mutlaka bilmek gerekmektedir.

1. Sıklıkla GülümseyinHer ne kadar sık gülümsemek biraz tuhaf gibi görünse de, ister telefonda konuşurken ister yüz yüze olsun, samimi ve içten bir ses tonu oluşturmaktır. Karşınızdakini davet eden, samimi bir  konuşma tonu oluşturmaktadır. Gülümseyen bir kişilik aynı zamanda kendi motivasyonu açısında da sürekli sakin ve neşeli bir tavırda hareket etmesini sağlamaktadır.

2. Bir Şeyler Yemeyin ve Sakız Çiğnemeyin

   Resepsiyonistiniz ağzı yemek doluyken harika bir ilk izlenim oluşturamaz. Bir şeyler yerken ya da sakız çiğnerken müşterileriniz konuşulanları da anlamakta güçlük çekecektir. Bunu önlemenin en iyi yolu yemek yemek veya sakız çiğnemek gibi ihtiyaçları resepsiyondan uzak bir mahalde yapılmasını sağlamaktır. Müşterileriniz rahatsız edici sakız çiğneme sesleriyle resepsiyonda karşılanması tüm her şeyi mahvedecektir.

3. Cep Telefonu Kullanmaktan Kaçının

    

   

   Resepsiyonların zaten gün boyunca bir çok kısıtlaması bulunmaktadır. Buna bir de cep telefonu dahil edilmesine gerek yoktur. Yemek benzeri şeylerin resepsiyondan uzak tutulması gibi cep telefonları da mola süresine kadar uzakta tutulabilir. Resepsiyoniste ait kişisel cep telefonu dikkati dağıtabilir ve müşteri ile ilgili önemli bilgilerin kaydedilmesi sırasında hataya sebebiyet verebilir.

4.  Küçük Notlar Bulundurun

   Bir resepsiyonistin çok önemli bir fonksiyonu da elinin altında notlarının bulunmasıdır. Bu hatırlatıcı notlarda mesajı kaydederken hangi bilgilerin alınması gerektiği ve kaydedilmesi gerektiği konusunda tereddüt yaşanmayacaktır. Böylece aramaların verimli ve değerli bir hale gelmesi sağlanabilir.

5. Nefes Alın

   Resepsiyonistin, biriken maillere cevap verme, rapor yazma, dosyalama, mesajların gönderimi, randevuların planlanması gibi çok fazla iş sorumluluğu bulunmaktadır. O işler esnasında bir de telefon geldiğinde yapılması gereken işleri bir kenara bırakıp derin bir nefes almak almak gerekmektedir. Daha sonra birinci kuralımız olan gülümsemeyi başarıp tüm motivasyonumuzla telefonda bekleyen müşterimize cevap vermek gerekmektedir.

6. Müşteriye İsmi ile Hitap Edin

   Resepsiyonistinizin konuşmada isim ile hitap etme imkanı varsa bunu mutlaka tavsiye edin. İsmi ile hitap edilen hişi daha yakın ve samimi hissettiği için konuşmanın bir anda havası da değişecektir. Muhteşem bir izlenim oluşturmak için etkili bir yöntemdir.

7. Kibar Olun & İltifat Edin

   Kibar ve nazik bir şekilde latifeler kurma ve iyi dileklerde bulunma etkili bir iletişim ve ilk izlenim için çok faydalı olacaktır. Resepyonistinizi her zaman Teşekkür Ederim, Yardım Edebilir miyim ? İyi Günler gibi sözcükleri kullanması için cesaretlendirmek gerekmektedir. Müşteriler bunu fark etmektedir ve ilgileri artmaktadır.

8. ‘Bilmiyorum’ demeyin!

   Resepsiyonistinizin size soru sorma imkanını bir şans olarak düşünün. Bu imkanı tanıyın. Çünkü onlara bilmedikleri sorular sorulacaktır. Resepsiyonda Bilmiyorum kelimesini kullanmamasını tavsiye ederek ‘Size bu konuda daha detaylı bilgi verebilmem için bana müsade eder misiniz? ‘ ya da ‘Lütfen sizi biraz bekletebilir miyim ?  gibi cümlelerle yaklaşım sağlanmalıdır. Bunu yapması için resepsiyonist kanalınızı açık tutmalısınız. Bu konuda onu cesaretlendirmelisiniz.

9. Müşteri ile Mutabık Olun! (Doğru Anlayın)

   Resepsiyonda bilgilerin doğru alındığından emin olun. Örneğin telefon numarası ve adres gibi önemli bilgileri tekrar ederek müşterinize teyit etmesini öğretmelisiniz. Bir tavsiye de isimleri ve anlaşılmayan kelimeleri tek tek harleri kodlayarak kaydetmektir. Müşterinin bilgilerinin doğru bir şekilde kaydedildiğine dair güven vermektedir.

10. Mesajı Okuyun!

     

    Müşterinin en son ki notlarını kendisine geri okuyarak sağlamasını yapmak gerekir. Anlam karmaşası oluşmaması için gerekmektedir. Müşteri de söylediklerinin anlaşıldığı için güven duyacaktır. Önemsendiği bilinecek ve daha yakın olacaktır.